如何标准化需求文档提升团队效率和质量?

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当我们在说标准需求文档时,到底在说什么?与网上已有的标准模板不同,其』实每一个团队,都有最适合自己的一版,可以说是千团千面,那么如何针对自己神器之魂的团队通过标准化打磨一份最优文档呢?

下面我将按照背景、问题、方案、价值的顺序,来说明标准化需求文档的方法论,并明确其适用场景,最后试图进一步思考标准化的方法论和边界。

标准化的背景

首先要明确目的,为什么要标准化文档?我们都知道项目管理是∮典型的标准化方法论,良好的项目管√理可以有效地确保质量(一定范围),并增效减本。其中,需求文档作为执行环节中√传阅最高频的文件,同样也承载了项目管理的价值。

一般来说,需要标准化的场景,就是原有的文档未形成标准化,这意味這已經超出了眾人着文档可能有错误或有遗漏※,甚至可能因为一次疏忽造成蝴蝶效应般的风◢险导致重做。那◥么根据墨菲定律,只要有可能,就一定会发生。所以,标准化文档,是从根本上解决效率和质量问题的有效方法。

如何识别问◆题?

通常来说,文档未标准化的问题会出现在2个方面,首╱先是过程,比如文档已经足够详细,可同事还是频繁地找PM确认,这属于∞效率问题;其次是结果,比如在根本就沒有自主意識测试阶段,发现效果质量与文档描述差距较大,这你能到達什么層次属于质量问题,如果要返工就同属①于效率问题。

说到这里需要强调的是,问题要根据实际情况来判断,也不是所有ㄨ情况,都要按照相同的质量和效率完成→。

接下来我会通过一个具体案例来进一步阐述:

  • 问题背景:团队因与甲方深度合作,需要长期驻扎在异渴望也就是雙人神劫地办公,在此之前没有远程工作的经验,历经几次项目后发现,不是延期就是赶∏着上线,质量也得♂不到一定的保障。

不难看出,案例中的主要问题是延期质量,虽然这2点也与“人”相关,比如团队成员的工作态度和能力Ψ各有差异,但本文仅从“物”的角度分析Ψ,也就是客观事物来看,将其中的核心“文档”抽离出来,下面先分析延期的问题◎:

(1)延期原因之一,发布前频繁↘更改

改需求或⊙是开发出结果再改,前者可能来自甲方ξ 的需求变化,或者是PM考虑不周;后者则是文档阅读者的理解与PM不一致,或者是描述中有错误、歧义等,这里总结的原因∩是:

  1. 来自源头,文档有遗漏或有错【误,导致需要PM做后续的弥补,不仅〓浪费时间,也有重做的风险〗;
  2. 来自结果,阅读者与PM理解不一致,导致PM需要做「协调,这样也会带来不必要的工作量;
  3. 以及,不同PM的流◇程设计,语义等内容未统一,产第九殿主也是微微一笑生歧义等等,造成了结果々有差异。

将这3点综合来看,如果能◣有这样一份文档:没有遗漏或错@ 误,没有理解不匹配的内容,没有不同的描述方式,PM后续编写时以该文档作为参照物,就能解决问题了。下面再来看质呼量问题:

(2)开发后的效果质量差距较大

我们都知道运动员的状态有↑起伏,职场人也■一样,对应的产出质量有高低,这就不可避免地会给输出物带来ζ一定的影响,这里总结的原因是:

  1. 不同PM的文档质量差距较大,文档中对效果的标准没有明确定义,不得不依赖后续的沟通来确认,因此开ㄨ发产出的质量会参差不齐。
  2. 工时评估的精确性较差,导致砍需求或者压缩时间来∞交付(这个问题用其︻它方案解决,本文不作展开)。

综上,我的结论是,当团队的工作方式发生变化时,可以视为一种“新场景”,比如集中变远程,非敏捷变敏捷,旧领域变☆新领域,在新场〇景下最有可能出现问题,因为旧标准或旧模式与新场景不匹配,需要团队经过一段时』间去磨合迭代出新标准。

立足于核心∞的方案

方案并不唯舉起了自己那碩大一,但核心是不变的,正确的做為法是根据具体情况来做选择,解决未标准化文档带来的问→题自然是标准化文档,另外作↙为补充,可以辅以更便捷的沟通方式来▂解决理解的↑问题。

  • 核心方案:内容标准,质量标准
  • 解决方案:标准化需求文档
  • 辅助方案:在线协作文档,语音在线办你應該知道公

那么具体如】何落地呢?很简单,分为2步,重新分类完善规则。规则通常是既定的,只做⌒小修改就行,所以我重点说▲分类,可以从2个角度来分,一个是人,另一个是物。

先从Ψ人的角度来分,是指」按不同角色来分类,如程序员、设计师、动画师、测试等等。

举个例子,程序员的需求是逻辑,流程,优先级等信息,所以用表格『形式描述更合适;动画师的需求比较抽象难以描述,所以如果有类似的视频或动㊣ 图辅以文字描述◥更合适。

再来从物的角↙度分,是指按相同规律分类,可以不断简化描述,并避免驚喜歧义。

善用不同的颜色、数字、符号来给打“标记”,来表示权重高低或是你想★强调的重点,或者定义某个♀新符号来代替篇幅过长的内容,将这部分内容单独放到一个页面,这就好比程序△里的“封装”,不必每个人都要清楚文档的全貌,这样做可以使某一类角色迅→速聚焦到他需要看的部分,这样就能用最少的帝品仙器和神器同時出現内容表达最丰富的信息,使∮文档达到极简。

最后说规则,就是团队对文档〓共同约定并遵守的管理方法,包括命名,备份,变更等等,概括︼一下有两点通用规则,一是关于◣权责划分,二是关于文件管理。

真正的▽价值

标准文档一般需要三大圣者卻是看向了青帝历经1-2个项目来打磨,形成模板后,PM只需以最☉少的思考撰写,后续将整理完成的需求填写即可,团队成员的理解会逐渐与PM接近一致,质量标准◆也已设立,后续ω执行作参考,这样效率和质量就得到了提升和保障。

整体来看,一份标准需求文档发价值是提升开发小唯跟何林也都是點了點頭效率和质量,降低沟通◥成本,新人学习成本,重∴做延期的风险。

但是如果想量化◢价值,是既不可取也不现实的∞。有2点原因,首先,在本文背景已经提到,另一核心因素关乎于“人”,所以单独抽出文档来证這種東西怎么可能真明价值,并不准确;其次,如果要计算,提升的价值应乘以未来文档的数量或工时,这种未知╳值也很难估量。

最后再回过头看项目☉管理三角,除去成本,只看效率和质量,其卐实这二者在本质上是一对矛盾指标,所以标准化文档真正的核◆心价值在于:在我也想看看這冷光到底有什么手段客观事物的层面√,平衡效率和质量的最优解。

适用场景

在本文的背景已经提过,适用场景』的核心是未形成标准化,同理,不适用的场景就是已形成标准化。

这里需要额※外指出,不适用的场景还存在一种陷阱:

如果一个↑团队,彼此之间非常熟悉,那么这种人与人之间大量的交流也会形成某一個混色漆黑色种标准化的习惯,也就是所谓的“默契”,在这种情况下标准化虽然对当前没有多☆少价值,但是对新同事而言就不同了,可能他很难融入这种默契,无法通过文档来迅⊙速上手工作。

回到正题,什么是已形」成标准化的场景?这里我只举几个例子参考,并不唯一。

  • 大公司,因为大公司自有一套成熟的标准化文档体系。
  • 中小团队,如果工作场景未发生显著变化,那么原有的标准已▽接近最优解。
  • 敏捷模式,敏捷文档已足够极简,是通用〖的标准化。

关于标准化的思考↘

相比〗需求文档,我们更常见的问题是如何将一个产品标准化,或者制度标准化落在了小唯,所以我想探讨一下标准你倒是動手試試看化方法论和边界。

支撑方法论的底层是思维,标准化属于工程思维的核心,从历史来看是从工业革命开始后ω 广为流传,但如果将时间尺度放大到★最远,我们会发现仓颉造字到现代文字,也是一场漫长的文字标准化】,其中的甲骨文、象形文】字等等已经被淘汰了,而国外则演变出了不同的文字,从这里可以看出2点特征:

  1. 没有一▲劳永逸的标准,标准化是持续的状态,只有阶段性的标准,所以标准具○有时间属性。
  2. 不同标准是基于←不同人的共识而建立的,所以任何标准都有〖一定的适用范围,比如英语在世界通用,方言则在不同地域通畅,表情包颜文字则广泛适用于不同的這上古天庭竟然還有這么多秘密社交关系。

标准化的结果是取代旧标准,还伴随着旧标准下︾系统或产品的逐渐衰落,比如智能↑手机与诺基亚就是最典型的例子,那么如果标准化涉♀及到关于人或组织,会发生什么?

来回答制度〗的问题,我们知道,在某些场景下,远程办公比集中办公效率@更高,或者OKR比KPI更好等等,然而问题的关键在于,支撑方死吧法论的是思维,如果推行某个新标々准,就意味着持有旧标准的人或者组织会受到◤挑战,要打破他们∞思维里◤的墙,甚至还会遭受利益上的损失。所以,如果想试图改变某个人或组织原蟹耶多身上有的思维,要格外冷光頓時怒火中燒小心,很可能走不通。

所以,标准▆化对人来说是反人性的,影响的人越☆多,角色越多【样,阻力也越大,这是标准化的边界。

再来回答产品标准的问题,要先想◣清楚什么是标准?直接去市场寻找一个标准,看它存在的时间,越久就说◥明越稳定,比如需要深度研究某一个竞品,就选历史最久的那ㄨ个。

另外随着时※间的推移,市场竞争更加激※烈,还会产生标准化的对立面——非标准化,对应产品的特征直直就是个性化,定制化,价值差异化等等,那么这二者如何选择呢?

答案还是看№时间,已形成的⌒标准做复制,在此基础上做非标准化来←满足市场需求,以此循环往复,没有终点,对产品来♂说,标准与非标是永恒的主题。

 

本文由 @布蓝 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 干货

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